Регламент работы

В каком случае работнику выдается дубликат трудовой книжки?

Предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата:

  1. Потеря трудовой книжки работником.
  2. Внесение в нее ошибочных сведений или потеря вида (обгорела, изорвана, испачкана).
  3. Массовая утрата трудовых книжек работодателем.

Оформление дубликатов в каждом конкретном случае имеет ряд особенностей.

В случае потери трудовой книжки работником он обязан немедленно заявить об этом работодателю по месту послед­ней работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления работодатель должен выдать работнику новую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью “Дубликат” в правом верхнем углу титульного листа.

При заполнении дубликата в разделы “Сведения о работе” и “Сведения о награждениях” вносятся записи о работе, награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.

Также в дубликат вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы до поступления в данное учреждение. Стаж должен подтверждаться соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в них сведения.

Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки являются трудовые договоры с отметками об их исполнении, справки, приказы, копии и выписки из приказов (заверенные в установленном порядке), личных дел, личных карточек формы № Т–2, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие документы, подтверждающие наличие трудового стажа.

Копии документов (или выписки из них) должны иметь отметку о заверении и оттиск печати организации, которая их выдала.

В справках о работе необходимы ссылки на основание их выдачи, т. е. на номера и даты приказов о приеме на работу и об увольнении.

Справки подписываются руководителем учреждения или начальником кадровой службы и обязательно заверяются печатью учреждения.

При наличии в трудовой книжке ошибочных сведений работнику по его письменному заявлению выдается дубликат, в который переносятся все записи, за исключением записи, признанной недействительной. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, пришедшей в негодность (обгорела, изорвана, испачкана и т. п.). При этом на титульном листе старой трудовой книжки делается надпись “Взамен выдан дубликат”. Она передается на хранение работнику, дубликат хранится у работодателя.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) их трудовой стаж устанавливается на основании акта комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.
В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Комиссия принимает решение на основании документов, имеющихся у работника (трудовые договоры, справки, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.). В случае отсутствия таких документов понадобятся показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной деятельности.

Официальный источник

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008 № 373). Пп. 31–34

Что делать, если уволенный работник отказывается забирать трудовую книжку?

Если выдать трудовую книжку в день увольнения невозможно, работодатель обязан направить работнику уведомление о ее получении. Оно направляется заказным письмом по адресу, который работник сообщил как адрес проживания. Почтовый корешок и копию уведомления необходимо сохранить до получения работником трудовой книжки.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Приведем примерную форму уведомления   о получении трудовой книжки.

В связи с расторжением трудового договора от 28.08.2002 и увольнением Вас с работы 07.02.2009 по собственному желанию напоминаем, что в соответствии с Трудовым кодексом РФ Вы должны получить трудовую книжку в день увольнения.
В связи с Вашим отсутствием на работе в день увольнения Вы можете получить трудовую книжку у секретаря школы с 10 до 17 ч ежедневно по рабочим дням.
В случае невозможности получить трудовую книжку просим сообщить о Вашем согласии на то, чтобы выслать ее по почте.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Трудовая книжка, не полученная работником при увольнении, хранится в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек, после чего передается на хранение в течение 50 лет в архив. По истечении указанного срока может быть уничтожена в установленном порядке.

Официальный источник

  • Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 30.12.2008 № 313-ФЗ). Ст. 84.1
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008 № 373). Пп. 36, 37

Если вас заинтересовала данная статья,
вы можете оформить подписку на "Управление образовательным учреждением в вопросах и ответах" >>

Вернуться на страницу выпуска 

Наши издания